Książka przychodów i rozchodów

Książka przychodów i rozchodów (KPiR) stanowi formę ewidencji księgowej. Służy do rejestrowania operacji gospodarczych. Warto przy tym podkreślić, że może być prowadzona ręcznie lub elektronicznie. Należy ją założyć w dniu rozpoczęcia działalności.

W księdze przychodów i rozchodów należy księgować wszelkiego rodzaju przychody, m.in. ze sprzedaży, zakupy towarów handlowych i materiałów podstawowych – łącznie z kosztami ubocznymi dotyczącymi tych zakupów, czy wydatki związane z wypłatą wynagrodzeń (zarówno w gotówce, jak i w naturze) oraz wszystkie inne wydatki, które wiążą się bezpośrednio z prowadzoną działalnością.

Kto musi prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, książka przychodów i rozchodów dotyczy osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, spółek cywilnych, spółek partnerskich, spółek jawnych, których właścicielami są osoby fizyczne – pod warunkiem nieprzekroczenia przychodów ze sprzedaży (netto) określonych przez ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Warto przy tym mieć świadomość, że KPiR powinna być prowadzona przez osoby wykonujące działalność gospodarczą w formie umów zlecenia czy agencji, osoby duchowne, które zrezygnowały z prawa do korzystania ze zryczałtowanego podatku dochodowego. Książka przychodów i rozchodów jest obowiązkowa także w przypadku armatorów zdefiniowanych przez Ustawę o podatku tonażowym. 

Jak prowadzić książkę przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona systematycznie – najlepiej zamykać i podsumowywać ją każdego miesiąca. Dzięki temu można uniknąć ewentualnych pomyłek, a powstałe błędy korygować na bieżąco. Istotne znaczenie ma to, by była prowadzona rzetelnie i starannie – stanowi bowiem źródło wiedzy o osiąganych przychodach i kosztach pojawiających się w trakcie prowadzenia przedsiębiorstwa.

Ważne jest, by księgę przychodów i rozchodów uzupełniać zgodnie z odpowiednim systemem. Należy wcześniej zapoznać się z opisem poszczególnych kolumn, by wszelkie dane wpisywać we właściwe rubryki. Warto przy tym podkreślić, że znajomość zasad jest istotna w przypadku ręcznego prowadzenia księgowości. Zlecając to zadanie indywidualnym księgowym, obowiązek prowadzenia KPiR spoczywa w rękach specjalisty. 

Co powinna zawierać i jakie są jej formy?

Bez względu na to czy prowadzisz papierową wersję księgi, czy jest to elektroniczna książka przychodów i rozchodów, koniecznością jest uwzględnianie wszystkich przychodów i wydatków związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa.  Nie należy zatajać żadnych wpływów ani też wprowadzać kosztów innych niż wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością.

Jeśli prowadzisz księgę ręcznie lub w prowadzeniu KPiR pomaga Ci program księgowy, zasady wypełniania są identyczne. Koniecznością jest uwzględnienie w ewidencji wszystkich przychodów związanych z usługami prowadzonej działalności lub ze sprzedawanymi towarami. Wśród wydatków powinny znaleźć się takie koszty jak: wynagrodzenie pracowników, opłaty za media, zakup materiałów biurowych, szkolenia, paliwo, itp. 

Kto może zostać zwolniony z prowadzenia KPiR?

Chociaż do prowadzenia KPiR zobowiązany jest każdy przedsiębiorca spełniający określone warunki, istnieją pewne wyjątki od tej zasady. Dotyczy to przede wszystkim sytuacji związanych z wykonywaniem określonych rodzajów działalności i zakresu.