Obowiązek KSeF od 2026 roku. Co musisz wiedzieć o e-fakturach ustrukturyzowanych.
Od 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF. Nowe przepisy całkowicie zmienią sposób wystawiania i przesyłania faktur VAT. Od tego momentu wszystkie faktury będą musiały być tworzone w formie elektronicznej, według jednolitego urzędowego formatu.
Zmiana obejmie większość przedsiębiorców, dlatego warto przygotować się wcześniej, aby uniknąć problemów technicznych i kar za niedostosowanie się do nowych zasad.
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to platforma opracowana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznym. Każda faktura wystawiona w KSeF ma określoną strukturę danych, dzięki czemu może być automatycznie przetwarzana przez systemy księgowe i kontrolne.
Od 2022 roku korzystanie z KSeF było dobrowolne, natomiast od 2026 roku stanie się obowiązkowe dla większości firm.
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?
Nowy system zostanie wprowadzony etapami.
Od 1 lutego 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla dużych przedsiębiorstw, czyli tych, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie wszystkich pozostałych podatników, w tym małe i średnie firmy.
Dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy osiągają bardzo niskie obroty i wystawiają faktury o niewielkiej wartości, przewidziano możliwość odroczenia obowiązku do 1 stycznia 2027 roku.
Kogo obejmie KSeF, a kto będzie z niego wyłączony?
KSeF obejmie wszystkich czynnych podatników VAT oraz podatników zwolnionych z VAT, którzy wystawiają faktury. W praktyce oznacza to, że system obejmie prawie wszystkich przedsiębiorców działających w Polsce.
Z obowiązku KSeF mogą zostać czasowo wyłączeni rolnicy ryczałtowi, a także przedsiębiorcy korzystający ze szczególnych procedur rozliczeń unijnych, takich jak OSS. Niektóre faktury wystawiane dla zagranicznych kontrahentów również mogą być objęte odrębnymi zasadami.
Jak będzie działać fakturowanie w KSeF?
Faktura zostanie uznana za wystawioną dopiero w momencie przesłania jej do systemu KSeF i nadania jej indywidualnego numeru identyfikacyjnego. Odbiorca faktury będzie mógł uzyskać do niej dostęp bezpośrednio w systemie, bez potrzeby wysyłania dokumentu w formacie PDF lub papierowym.
Wszystkie faktury będą przechowywane w systemie KSeF przez co najmniej dziesięć lat. W przypadku awarii przewidziano możliwość wystawienia faktury w trybie offline, z obowiązkiem późniejszego wczytania jej do systemu.
Nowa wersja systemu, oznaczona jako KSeF 2.0, będzie oferowała dodatkowe funkcje, w tym możliwość dołączania załączników oraz rozszerzone integracje z programami księgowymi.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Najlepiej rozpocząć przygotowania z odpowiednim wyprzedzeniem.
Po pierwsze, sprawdź, czy Twój obecny program do fakturowania obsłuży KSeF. Jeśli nie, skontaktuj się z dostawcą oprogramowania, aby uzyskać informację o planowanej aktualizacji lub rozważ zmianę systemu.
Po drugie, przeprowadź testowe wystawianie faktur w KSeF jeszcze przed wejściem obowiązku, aby poznać nowy proces i uniknąć błędów.
Po trzecie, przygotuj osoby odpowiedzialne za fakturowanie w firmie. Warto zapewnić im krótkie szkolenie, aby mogły sprawnie korzystać z systemu.
Po czwarte, zadbaj o odpowiednie uprawnienia i certyfikaty, które będą potrzebne do logowania w systemie KSeF.
Podsumowanie:
Od 2026 roku wystawianie faktur w Polsce będzie odbywać się wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Każdy przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą, powinien dostosować swoje oprogramowanie i procesy do nowych wymogów.
Wprowadzenie KSeF ma na celu uproszczenie rozliczeń, zwiększenie przejrzystości i ograniczenie nadużyć podatkowych, jednak wymaga wcześniejszego przygotowania ze strony firm.